Notariat – La copie authentique

A quoi sert-elle ?

La copie authentique est certifié conforme à la minute (l’original de l’acte) par l’officier public qui la détient, ce qui lui permet d’avoir la même valeur que l’original lui-même.


La forme de la copie

Pour être authentique, la copie doit obéir a de nombreuses règles. Pour les notaires, ces règles sont édictées par le décret 71-941 du 26 novembre 1971. Tous les articles visés ici renverront donc à ce décret.

  • Elle est délivrée par le notaire détenteur de la minute (et pas uniquement par le notaire qui a reçu l’acte). Elle peut être délivrée par un notaire associé ou salarié de l’étude qui détient la minute. Article 32.
  • Elle doit être établie de façon lisible, indélébile et sur un papier permettant de la conserver. Article 34.
  • Elle doit respecter les paragraphes et alinéas de la minute. Article 34.
  • Chaque page de texte doit être numérotée et le nombre de pages de la copie est indiqué à la dernière page. Article 34.
  • Toutes les feuilles doivent être paraphées par le notaire sauf si la copie est reliée par un procédé empêchant toute substitution ou addition de pages ou reproduit les paraphes et signatures de la minute. Article 34.
  • Le notaire doit signer la dernière page et y apposer son sceau. Article 34.
  • La dernière page indique la conformité de la copie à la minute de l’acte. Article 34.

La copie authentique électronique

On me demande très souvent s’il est possible de délivrer une copie authentique électronique. La réponse est oui !

Cette possibilité est offerte au notaire par les articles 33 et 37 du décret.

Mais attention ! il ne suffit pas d’avoir l’image du sceau et de la signature du notaire sur une copie électronique pour en faire une copie authentique. Les copies Télé@ctes notamment, ne peuvent être utilisées comme copies authentiques électroniques.

Techniquement, la copie authentique électronique n’est réalisable aujourd’hui que pour les actes reçus en la forme électronique et depuis l’application MICEN SignActe ou depuis le portail MICEN proposé par l’ADSN. Le notaire la signera avec sa clé réal, comme lorsqu’il signe l’acte.

Attention à l’application de l’article 855 du CGI : la mention d’enregistrement (et par extension la mention de publication au SPF puisque ce dernier enregistre l’acte) doit obligatoirement être reproduite sur les copies. Il vous faudra donc d’abord déposer au MICEN cette mention avant réaliser votre copie.


Et si ces règles ne sont pas respectées ?

Si les règles du décret du 26 novembre 1971 ne sont pas respectées, son article 35 prévoit qu’elle ne donnera lieu à aucun émolument. Elle devra donc être remboursée au client.

Sur le plan purement civil, la copie qui ne respecte pas les règles de forme de la copie authentique sera considérée comme une copie simple.


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